GUARDIAN · PRIVATE BETA 1.2

Datenschutzerklärung · Entwurf

1. Verantwortlicher und Kontakt

Pascal Lütke Scharmann
Am Vechteufer 16
48629 Metelen
Deutschland
E-Mail: kontakt@guardian-iom.com

Diese Erklärung beschreibt die vorbereitete isolierte Guardian Private Beta 1.2. Die erste technische Produktreise verwendet synthetische Kunden-, Advisor- und Expertenkonten sowie synthetische Fahrzeugunterlagen. Betreiberzugänge und technische Sicherheitsprotokolle können trotzdem personenbezogene Angaben enthalten. Vertragsnachweise, Speicherfristen und organisatorische Abläufe sind vor einer darüber hinausgehenden Nutzung persönlich zu bestätigen. Der Text bleibt bis zur inhaltlichen Betreiberfreigabe ein Entwurf.

2. Zwecke, Daten und Rechtsgrundlagen

Guardian dient der freiwilligen Erprobung digitaler Fahrzeugakten und der Betreuung durch einen zugeordneten Advisor. Verarbeitet werden Einladungs-, Registrierungs- und Kontaktdaten, Rollen und Zuordnungen, gesalzene Passwort-Hashes, Sitzungen, gegebenenfalls verschlüsselte Authenticator-Geheimnisse sowie Sicherheits- und Bestätigungsereignisse. Als Grundlage für die zur Beta-Teilnahme notwendigen Abläufe ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO vorgesehen. Die genaue rechtliche Einordnung der Beta-Vereinbarung ist vor Freigabe zu prüfen.

Fahrzeugakten können Hersteller, Modell, Baujahr, FIN, Standortangaben, Kilometerstand, Kauf- und Wertangaben, Fotos, persönliche Geschichten, Gutachten, Rechnungen und weitere Dokumente enthalten. FIN, Fotos und Dokumente können personenbezogen sein. Bitte laden Sie nur für den Test erforderliche Inhalte hoch und schwärzen Sie nicht benötigte Daten Dritter. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO sind für den Test nicht erforderlich und sollen nicht hochgeladen werden.

3. Advisor, Experts und Management

Der aktuell zugeordnete und bevollmächtigte Advisor kann die gesamte Fahrzeugakte einschließlich Dokumenten und Fotos im Rahmen der Betreuung einsehen und bearbeiten. Er erhält keinen automatischen Zugriff auf persönliche Kontoeinstellungen, fremde Kundenakten oder die persönlichen News des Kunden. Widerruf und Betreuerwechsel entziehen die entsprechenden Aktenberechtigungen. Die vertrags- und datenschutzrechtliche Rolle selbstständiger Advisors, insbesondere eigene oder gemeinsame Verantwortlichkeit, muss schriftlich geklärt werden; ein AVV wird nicht pauschal für jede Zusammenarbeit unterstellt.

Das Management besitzt getrennte Betreiberberechtigungen und erhält keine allgemeine automatische Einsicht in private Dokumente. In der dafür eingerichteten Beta-Instanz können persönlich eingeladene und vom Management freigegebene Guardian Experten zugewiesene Testaufträge bearbeiten. Zugangserstellung und fachliche Freigabe sind getrennt; eine Einladung bestätigt noch keine Qualifikation. Experten sehen ausschließlich die für ihren Auftrag ausdrücklich freigegebenen Informationen und Dokumente. Kundenidentität, vollständige Fahrzeugakten und private Advisor-Kunden-Nachrichten werden nicht automatisch weitergegeben. Der Advisor bleibt persönlicher Ansprechpartner und entscheidet, welche Ergebnisse an den Kunden weitergegeben werden.

Allgemeines Fachwissen und Erfahrungen können als eigenständige Beiträge freiwillig eingereicht werden. Private Notizen, Berichte, Dokumente und persönliche Fahrzeughistorien werden nicht automatisch Teil des gemeinsamen Wissens. Eine Weitergabe erfordert die ausdrückliche Bestätigung des berechtigten Urhebers sowie eine Managementprüfung von Herkunft, Rechten, Datenschutz und Fahrzeugbezug. Herkunft, fachlicher Prüfstatus und Unsicherheiten bleiben sichtbar; Erfahrungswissen gilt nicht automatisch als verifiziert. Zurückgezogene Beiträge werden aus neuen gemeinsamen Abfragen entfernt.

4. Nachrichten, Circle und Übertragungen

Nachrichten zu Betreuungsanfragen werden im jeweiligen berechtigten Vorgang gespeichert. Circle-Veröffentlichungen erfordern eine ausdrückliche Auswahl. Dabei können freigegebene Informationen und Fotos anderen berechtigten Circle-Teilnehmern zugänglich werden. Vollständige FIN und private Dokumente gehören nicht zur allgemeinen Circle-Anzeige. Bitte prüfen Sie Freigaben und Bildinhalte vor Veröffentlichung.

Kaufanfragen und Fahrzeugübertragungen sind im vorbereiteten Beta-Profil standardmäßig gesperrt. Sofern sie später ausdrücklich für Tests freigegeben werden, bleiben Verkäuferidentität, Vermittlung und Dokumentenauswahl geschützt. Eine Aktenübertragung erfordert die vorgesehenen Bestätigungen; persönliche Daten des bisherigen Eigentümers werden nicht pauschal übertragen. Die Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung interner Übertragungsnachweise sind vor Tests mit echten Vorgängen zu prüfen. In der kostenlosen Beta findet kein Fahrzeugverkauf über Guardian statt.

5. E-Mails und Kontaktformular

In der isolierten technischen Beta-Prüfung ist der echte E-Mail-Versand deaktiviert. Einladungs-, Aktivierungs- und Wiederherstellungsnachrichten werden stattdessen verschlüsselt innerhalb der Testinstanz für die berechtigte Betreiberprüfung bereitgehalten. Ihre Links und Loginidentitäten bleiben dem jeweiligen Konto zugeordnet; eine gemeinsame Test-Empfangsadresse verbindet keine Konten oder Berechtigungen. Es werden dabei keine Nachrichten an einen SMTP-Anbieter oder an die hinterlegte Empfangsadresse versandt. Ein späterer echter Versand benötigt eine gesonderte Freigabe mit bestätigtem Anbieter, Absender, Kontaktweg und erforderlichen Vertragsnachweisen.

Das Kontaktformular ist für eine spätere ausdrücklich freigegebene Übermittlung der eingegebenen Antwortadresse und Nachricht an das Kontaktpostfach vorgesehen. Solange der echte Versand deaktiviert ist, ist das Formular kein nutzbarer Nachrichtenkanal. Eine zusätzliche dauerhafte Speicherung des Nachrichtentextes in der Plattformdatenbank ist für den späteren Versand nicht vorgesehen. Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Anfrage, je nach Inhalt nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b oder f DSGVO. Für Schutz und Begrenzung des Formulars werden vorübergehende Anforderungszähler verwendet. Bitte senden Sie keine vertraulichen Fahrzeugunterlagen über das Kontaktformular. Eine Mailserver-Annahme beweist noch keine Zustellung.

6. Hosting, Speicher und Dienstleister

Für die isolierte Private Beta 1.2 ist ein eigener STRATO VPS unter beta.guardian-iom.com vorbereitet. Die Beta verwendet eine getrennte Datenbank und getrennte Dateispeicher; bestehende lokale Kundenakten werden nicht übernommen. Vertrauliche Downloads erfordern eine passende Benutzerberechtigung. Der konkrete Rechenzentrumsstandort, die Vertrags- und Auftragsverarbeitungsnachweise sowie ein gegebenenfalls externer Backupempfänger sind vom Betreiber zu bestätigen; diese Nachweise werden durch eine technische Startfreigabe nicht ersetzt.

Backups werden anwendungsseitig verschlüsselt vorbereitet; der Wiederherstellungsschlüssel wird getrennt verwahrt. Ein zeitlich begrenztes, zusätzlich außerhalb des Anwendungsservers aufbewahrtes Backup ist vorgesehen. Eine verschlüsselte Sicherung beseitigt nicht alle Pflichten hinsichtlich Löschung, Zugriff und Auftragsverarbeitung.

7. Externe Recherche, KI und Drittlandbezug

Im vorbereiteten strengen Beta-Profil sind externe KI, automatische Online-Musterfotos und externe Modellrecherche deaktiviert. Es werden keine echten Unterlagen an KI-Dienste übertragen. Auch ausgehende Modellabfragen können einen Bezug zu einer Person erhalten und sind vor einer späteren Aktivierung gesondert zu bewerten. Links auf externe Webseiten führen erst beim bewussten Öffnen zu diesen Anbietern. Für eine spätere Drittlandübermittlung müssen Rechtsgrundlage, geeignete Garantien und Empfänger konkret geprüft und transparent ergänzt werden. Eine pauschale Zusage „keine Drittlandübermittlung“ wird ohne abgeschlossene Lieferantenprüfung nicht gegeben.

8. Cookies, lokale Speicherung und Nutzungsanalyse

Guardian verwendet technisch notwendige Sitzungs-Cookies für Kunden/Advisors und getrennt für Management. Die normale Sitzung läuft spätestens nach 24 Stunden ab. Die Management-Sitzung läuft spätestens nach acht Stunden beziehungsweise nach 15 Minuten Inaktivität ab; sensible Aktionen benötigen eine aktuelle Bestätigung. Bei HTTPS werden Secure, HttpOnly und SameSite verwendet. Notwendige Zugriffe auf das Endgerät werden auf § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG gestützt; die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zusätzlich nach der DSGVO einzuordnen.

Es werden keine Werbe-Cookies, externen Analyse-Skripte, Social-Media-Trackingpixel oder Öffnungs-/Klicktracker in Systemmails eingesetzt. Deshalb wird im geprüften Umfang kein pauschaler Einwilligungsbanner ergänzt. Änderungen am Funktionsumfang erfordern eine erneute Prüfung. Die Beta-Auswertung zählt begrenzte Prozessereignisse und aggregierte Bestände; keine Sitzungsaufzeichnung und keine flächendeckende Klickpfadüberwachung. Zuordnungen werden pseudonymisiert, bleiben aber möglicherweise personenbezogen.

9. Protokolle und Speicherfristen

Prozess- und technische Fehlerdaten sowie SMTP-Metadaten werden in der Implementierung grundsätzlich auf 30 Tage begrenzt; sicherheitsrelevante Betreiberaktionen sind ergänzbar protokolliert und müssen vor Freigabe eine verbindliche Aufbewahrungsregel erhalten. Ausführliche Anfrage-URLs, Linktokens und Dokumentinhalte sollen nicht in Webserver-Zugriffslogs aufgezeichnet werden. Einladungs-, Verifizierungs- und Resetdaten haben begrenzte Gültigkeit; abgelaufene Hilfsdaten werden technisch bereinigt.

Eine Archivierung ist keine Löschung. Fahrzeugakten, Nachrichten und Dokumente bleiben während ihres erforderlichen Zwecks erhalten. Das vorhandene Löschmodell verlangt Zweck, Rechtsgrundlage, individuelle Frist und Prüfung etwaiger Aufbewahrungspflichten. Eine vollautomatische Löschung sämtlicher Daten zu einem einheitlichen Datum ist derzeit nicht implementiert. Vor Beta-Freigabe sind Beendigung der Teilnahme, Kontaktpostfach-Aufbewahrung, Betreiber-Audit und Löschfristen verbindlich zu beschließen. Vorgesehen sind tägliche verschlüsselte Sicherungen mit einer maximalen Rotation von 35 Tagen; sie ist erst im freigegebenen Betrieb verbindlich einzurichten. Nach Wiederherstellung müssen zwischenzeitliche Löschungen berücksichtigt werden.

10. Rechte und Sicherheit

Sie können nach Maßgabe der DSGVO Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen. Bei einer Einwilligung besteht ein Widerrufsrecht; gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kann nach Artikel 21 DSGVO Widerspruch eingelegt werden. Wenden Sie sich an kontakt@guardian-iom.com. Im Kundenbereich sind Datenschutzanfragen vorbereitet; eine Anfrage wird geprüft und ist nicht automatisch eine abgeschlossene Löschung.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Guardian schützt Zugriffe durch Rollenprüfung, HTTPS im vorgesehenen Betrieb, begrenzte Sitzungen und geschützte Downloads. Absolute Sicherheit kann nicht zugesagt werden.

11. Offene Freigabepunkte

Rechtsgrundlagen im Einzelfall, Advisor-Rollen/Vereinbarungen, abgeschlossene AVV, Hosting- und Backupempfänger, Fristen, betreuter Kontaktweg, Umfang eventueller Circle-Tests und organisatorische Betroffenenrechtsprozesse sind vor Veröffentlichung fachkundig zu prüfen. Keine behördliche oder anwaltliche Freigabe wird behauptet.